湖南省佛慈基金会档案管理制度
第一章 总则
第一条 为进一步加强湖南省佛慈基金会档案的管理，提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案调阅手续，达到规范化、合理化、标准化，湖南省佛慈基金会（以下简称“基金会”）结合实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度所称的档案指基金会项目执行、会计档案等。
第二章 档案日常整理
第三条 基金会秘书处负责基金会项目执行等档案管理工作，对相关档案进行收集、整理和归档。会计档案由财务部门负责管理。各部门有协助完善、保护档案的义务。
第四条 归档的文件材料必须完整、系统、准确。
第五条 归档的文件材料必须同时制作文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本。电子档案需定期更新并备份。
第六条 将文件按照建档次序存放于文件袋和文件盒中，便于查阅与存放，贴上标签，标明备注。
第三章 档案的建立与更新
第七条 项目执行档案由秘书处负责整理后存档，会计档案由财务部门负责建档后保存。
第八条 执行档案在项目执行后，十个工作日内整理完毕存档。
第九条 会计档案由财务部门负责建档、整理，归档保管。
第四章 档案保密
第十条 基金会对于档案材料内容，必须严格保密。
第十一条 任何人不得擅自将档案增删解除。
第十三条 项目执行档案保存期为五年、会计档案保管期限依据国家《会计档案管理办法》规定，分为永久、定期两类。其中：会计凭证保管期限为15年；会计账簿中总账、明细账、辅助账等账簿为15年，其中现金和银行存款日记账为25年。
第五章 档案调阅
第十四条 各部门可以根据需要调阅相关档案。
第十五条 调阅人应保证档案材料的完整、清洁。
第十六条 各部门调阅档案时需提出申请，并填写《档案调阅登记表》。原则上调阅人不得将档案带出基金会，如需复制，需经档案管理人员同意及复制。
第十七条 非档案管理人员不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
第六章 档案的移交和销毁
第十八条 档案管理人员变更时需移交档案并办理移交手续，填写移交清单，经移交人及相关负责人签字，接收方核对签收。
第十九条 基金会年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等为永久保存。
第二十条 基金会应对档案每年底进行一次清理，对超过保管期限的档案作出销毁处理意见，经秘书长同意后予以销毁。
湖南省佛慈基金会
2019年5月8日